A lo largo de los años ha crecido la necesidad de las compañías de trabajar por proyectos, para crear mejores productos o formas de servicio. Por ello, el estudio de la gestión de proyectos, así como de sus herramientas estratégicas es clave.
Desde aplicaciones sencillas, como Trello, Asana o Slack, hasta la implementación de softwares de gestión de proyectos, el uso de estas herramientas facilita el alcance de objetivos, así como un correcto análisis de rendimiento acorde al cumplimiento de las etapas del proyecto.
Herramientas de gestión de proyectos
La aplicación de la gestión de proyectos en diversas áreas ha permitido el desarrollo de un amplio número de herramientas profesionales en el mercado que se pueden adaptar a las distintas necesidades del proyecto y sus ejecutantes.
Cada una de ellas responde a la dinámica del cambio de tareas, que es constante, y a las etapas de los proyectos. Pueden ser usadas en diferentes entornos, aunque algunas darán mejores resultados si se enfocan en un área específica. Entre ellas se encuentran:
1. Microsoft Project
Junto a Microsoft Teams representa una herramienta colaborativa de administración de proyectos muy exitosa. Es sencilla, fácil de usar e intuitiva. Su sistema permite compartir archivos, chats, reuniones y facilita que los equipos actualicen sus tareas en tiempo real.
De igual manera, esta herramienta para la gestión de proyectos tiene paneles de tareas simples y visuales que soportan distintos modelos de flujos de trabajo, como el método Scrum o el Kanban. Es perfecta para aquellos que se inicien en la gestión de proyectos.
2. Forecast App
Es una plataforma online que gestiona recursos y proyectos a través de un software de automatización inteligente que predice aspectos como fechas de entrega, pronostica necesidades e incluso ofrece consejos de productividad.
La aplicación cuenta con una inteligencia artificial que acumula aprendizajes y proporciona estimaciones, presupuestos y métricas. Es ideal para cuando se trabaja un proyecto financiero, ya que se complementa con varias herramientas, como los sistemas de contabilidad Quickbooks y Xero. La aplicación tiene soporte constante y se usa en más de 40 países en todo el mundo.
3. OpenPM²
Más que una aplicación o programa, es una metodología de gestión de proyectos diseñada por la Unión Europea, con código abierto, para la realización de proyectos del sector público de forma eficiente.
Es ideal para proyectos de investigación, desarrollo e innovación, con múltiples stakeholders, ya que su circuito libre señala buenas prácticas, estándares y metodologías.
Este marco se adapta a las necesidades del usuario, cuenta con diversas plantillas de uso gratuito y tiene como norte ayudar a los equipos a ejecutar soluciones efectivas y beneficiosas.
4. Sinapps
Esta es otra herramienta estratégica para la gestión de proyectos disponible para trabajar en la nube. Emplea el método del camino crítico a través de módulos para planificar y priorizar tareas, gestionar recursos, realizar presupuestos, asignar roles y más.
De igual manera, es una herramienta sencilla y clara, con una interfaz intuitiva, que cuenta con webinars certificados de formación para su implementación. Esta herramienta suele ser usada por universidades para proyectos educativos y administrativos.
5. IceScrum
Orientada a proyectos ágiles, basados en la metodología Scrum, esta herramienta permite agrupar tareas en forma de post-it, que a su vez generan paneles de actividades que se complementan con otras herramientas. IceScrum se basa en su código abierto para interactuar con aplicaciones como Slack, Microsoft Teams o JIRA.
Es también una herramienta muy visual, que facilita el trabajo remoto y la personalización de los proyectos acorde a las necesidades del equipo.
Si bien existen muchas herramientas para la gestión de proyectos, es importante que cumplan con algunas características para que sean ventajosas:
- Deben centralizar la información de forma intuitiva y ser muy visuales.
- Deben facilitar la información para planificar las tareas y las fechas de entrega de cada persona involucrada.
- En lo posible deben permitir detectar posibles desviaciones con respecto a los tiempos de entrega y la gestión de recursos.
- Esencialmente deben facilitar el trabajo remoto.
Contar con las herramientas estratégicas adecuadas facilitará que el proyecto llegue a término de forma óptima, eficaz y eficiente. Conócelas en profundidad y aprende a manejarlas en nuestra Maestría en Project Management alineada con las buenas prácticas del Project Management Institute a nivel internacional.
