Una adecuada gestión de riesgos bajo la mirada del Project Management anticipa y contrarresta las variables que puedan amenazar el éxito de su proyecto.
¿Qué es una gestión de riesgos?
La incertidumbre también es un asunto de gestión en el emplazamiento de un proyecto. Así disponga de una planificación programada al milímetro o un idóneo manejo de presupuestos y logística; solo existe una variable que el project manager concibe como certeza: su dirección estratégica está sujeta a riesgos y cambios. No todo puede controlarse. Nuevas exigencias del mercado, crisis macroeconómicas o desentendimientos con proveedores, entre otros factores externos, pueden reformar abruptamente todo lo que se tenía planeado.
El éxito de un proyecto depende de la calidad del resultado y la rentabilización máxima del capital, acorde al uso del tiempo y recursos planificados. ¿Cómo entonces una gestión de riesgos sostiene un plan ideal de contingencias? Menciona un artículo en la web de la EOI, la escuela de negocios más antigua de España, que la gestión de riesgos “es el medio a través del cual la incertidumbre se maneja de forma sistemática con la finalidad de disminuir la probabilidad de ocurrencia de resultados negativos y aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto (…). Durante esta etapa se deben identificar los diferentes riesgos existentes, determinar la probabilidad de la ocurrencia y las consecuencias que podrían generar, así como también clasificarlos”.
¿Cuáles son los principales riesgos en una gestión de proyectos?
Si tiene como estrategia realizar un plan adecuado de gestión de riesgos, primero conozca los ámbitos comunes de incidencia en el desarrollo de un proyecto:
- Riesgos en el alcance: la estrategia competitiva del cliente puede alterarse en medio del desarrollo de un proyecto o hasta antes de ser planificado. Estas variaciones son frecuentes debido a que el producto debe ajustarse constantemente a las exigencias del mercado y la acción de una posible competencia. El resultado: un incremento de exigencias y valores en el desarrollo del producto final que el Project manager y su equipo de trabajo debe advertir previamente.
- Riesgos en la planificación: de acuerdo con un artículo publicado en la web de ITM Platform, especialista española en soluciones de gestión de proyectos, “una adecuada planificación debe prever todos los escenarios posibles y además cuantificarlos, tanto en la probabilidad de que se presenten, como en el grado de desviación que supondrían con respecto al escenario considerado inicialmente como idóneo”. Es decir, puede que el programa no se desarrolle tal y como se había planificado en un inicio, lo que no responde necesariamente a un error en la dirección estratégica. Una entrega impuntual de suministros por parte de proveedores externos, accidentes, eventualidades climatológicas u otros contratiempos pueden alterar la programación inicial del plan, a lo que el project manager debe contar con un plan de contingencia previamente elaborado.
- Riesgos tecnológicos: los diversos niveles de alcance en los objetivos hacen que las herramientas informáticas y softwares empleados, no siempre sean los mismos. Detectar un problema tecnológico, previo al desarrollo del plan, evitará dificultades y retrasos críticos en la entrega del producto gracias a un trabajo coordinado con la gerencia de proyectos y el área de sistemas.
- Riesgos en el suministro de recursos: nada está previsto incluso si ya contamos con un estricto abastecimiento de materias primas, maquinaria y equipamiento. Por tal motivo, el Project manager deberá incluir estrategias que optimicen el uso y gestión de recursos como el lean o supply chain, que reduzcan gastos innecesarios en el proceso y, aun así, mantengan los estatutos de calidad necesarios para garantizar resultados exitosos. Por otro lado, la performance del capital humano puede también estar sujeto a modificaciones. Considerando que el personal que da inicio al programa no siempre termina siendo el mismo, contar con un plan que contemple tiempo y capital para capacitar y adaptar a los trabajadores nuevos, resultará más que eficaz para fortalecer su eficiencia y productividad.
¿Cómo realizar una adecuada gestión de riesgos en un proyecto?
Ante la amenaza de sufrir algún daño, pérdida o contratiempo en la entrega del producto final, realizar una Maestría en Project Management que contemple las bases para procurar una gestión de riesgos inteligente, puede ofrecer la oportunidad de alcanzar un resultado positivo imprevisto. Limitar o controlar el error desde antes de haberse generado, genera ganancias económicas inesperadas en las mejoras de la entrega final y hasta, advierte la EOI, “garantiza la correcta justificación de las decisiones que se tomen y proyecta una buena imagen, genera confianza a los interesados y evita problemas mayores por gestión inadecuada”. A raíz de ello, en palabras del PMBOK®, la guía de estudio por excelencia en la formación de un Project Manager Professional (PMP®), optimizar estos 6 procesos lo ayudará a realizar una adecuada gestión de riesgos:
- Planificar la gestión de riesgos: reducir el margen de error de un proyecto dependerá de cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto desde su fase inicial. Además, administra los recursos y tiempos suficientes en cada etapa de desarrollo, para establecer una dirección estratégica que intuya los peligros a los que se expone el producto.
- Identificar riesgos: determina qué clase de eventualidades podrían afectar al proyecto, registrando sus características. Comúnmente participan el Project manager, los integrantes del equipo del proyecto, un equipo de gestión de riesgos (si ha sido implementado), clientes, consultores externos, usuarios finales, entre otros. El plan incide en abarcar el mayor rango de perspectivas posibles, para ampliar el panorama de análisis y acción ante una crisis.
- Análisis cualitativo de riesgos: con el fin de optimizar tiempos y presupuestos, el propósito reside en clasificar los riesgos según su probabilidad de incidencia e impacto, para, a partir de ello, realizar otros análisis o acciones posteriores. De acuerdo con el PMBOK®, “el proceso evalúa la prioridad de los riesgos identificados usando la probabilidad relativa de ocurrencia, el impacto correspondiente sobre los objetivos del proyecto, así como otros factores, tales como el plazo de respuesta y la tolerancia al riesgo por parte de la organización asociados con las restricciones del proyecto en cuanto a costos, cronograma, alcance y calidad”.
- Análisis cuantitativo de riesgos: analiza numéricamente el efecto de cada peligro posible registrado sobre los objetivos del proyecto para calcular si el impacto es significativo o no, considerando las exigencias del proyecto.
- Planificar la respuesta a los riesgos: potenciar las oportunidades y reducir las amenazas a los propósitos del proyecto dependerá del incremento de opciones y acciones implementados por el plan de respuesta a riesgos. Menciona el PMBOK® que “las respuestas a los riesgos planificadas deben adaptarse a la importancia del riesgo, ser rentables con relación al desafío por cumplir, realistas dentro del contexto del proyecto, acordadas por todas las partes involucradas y deben estar a cargo de una persona responsable”.
- Monitorear y controlar riesgos: es ineludible examinar los riesgos de un proyecto sin realizarles un debido seguimiento, supervisar riesgos de tipo residual, identificar nuevas amenazas, elaborar planes de respuesta y considerar su efectividad a lo largo del desarrollo del proyecto.
Se enfrentan cifras favorables sobre el desarrollo de proyectos en el Perú, contra métricas que no hablan muy bien de las performances involucradas en el proceso. Un informe del diario El Comercio, señala que los proyectos en infraestructura se encuentran dinamizando con inversiones de hasta USD 360 millones. Además, de acuerdo con un informe del diario El Peruano, la inversión privada habría crecido hasta en un 5%, luego de encontrarse sumido en el descenso por 14 trimestres consecutivos. Por otro lado, un estudio del PMI indica que el 51% de proyectos se termina a tiempo y solo un 14% lo hace con su planificación inicial, acorde a datos de la Unión Europea. Vivimos en un contexto auspicioso para el emplazamiento de grandes proyectos, pero es necesario mantenerse capacitado con Maestrías en Project Management de alto nivel académico como la impulsada por la EPGUTP para no dejar la mayor cantidad de procesos de desarrollo de un proyecto al vaivén de la incertidumbre. Hay mucho capital sobre la mesa al momento de emplazar un proyecto. Está en nuestras manos protegerlo oficiando una adecuada gestión de riesgos.
