Todo líder en la actualidad enfrenta el reto de gestionar de forma exitosa un proyecto. Esto sin importar si trabaja para una instancia gubernamental, un organismo público, una organización no gubernamental o una empresa privada.

Esta nueva forma de trabajar por proyectos implica que los ejecutivos tienen la responsabilidad de proponer un objetivo y desarrollar todas las fases hasta alcanzar un conjunto de logros, siempre bajo las condiciones del tiempo asignado y de los recursos disponibles.

Sin embargo, muchas veces, los líderes tienen buenas ideas para desarrollar en su organización, pero desconocen los principios asociados al Project Management o la Gestión de Proyectos, como se le conoce a esta forma de planificar y manejar proyectos.

¿Cuáles son las metodologías claves para armar un buen plan de un proyecto? ¿Qué indicadores permiten hacer un seguimiento certero del tiempo para cada una de las fases? ¿Cómo aprovechar las mejores capacidades de cada uno de los miembros del equipo? ¿Cómo asegurar la mejor comunicación entre los integrantes del equipo que adelanta el proyecto?

Todas esas preguntas forman parte de las dudas que se les presentan a los gerentes medios y altos cuando les toca liderar un proyecto crucial para su compañía u organización.

Hoy queremos presentar los 3 principios claves para el Project Management o la Gestión de Proyectos y exponer la columna vertebral de esta tendencia administrativa que es cada vez más importante en el mundo ejecutivo.

El primer paso es delimitar bien los conceptos.

¿Qué es el Project Management o la Gestión de Proyectos?

Entender de qué va la gestión de proyectos, a veces, puede ser complicado. Algunos autores académicos se limitan a definir esta forma de trabajo simplemente como la implementación de un cambio en una empresa para llevarla desde el punto A hasta el punto B en un tiempo predefinido.

Otros, en cambio, prefieren hablar de una definición más práctica. Al decir que el Project Management es todo aquello que se necesita hacer para lograr unos objetivos con la mira puesta en la calidad, sin tener que hacer cambios en el tiempo planteado o en el presupuesto otorgado desde el principio.

Por eso algunos autores se refieren a los gerentes de proyectos o coordinadores de proyectos como los superhéroes contemporáneos sin capa, como lo señala Meri Williams en su libro “Los Principios del Project Management”.

En palabras sencillas, la Gestión de Proyectos sigue un camino que permite llegar al resultado preestablecido, sacando lo mejor de las personas, el presupuesto y el tiempo disponible. ¿Ahora sí se entiende porque algunos los llaman superhéroes contemporáneos a los gerentes de proyectos?

3 principios claves para el Project Management

Los más interesados en llevar la Maestría de Project Management serían aquellos gerentes que pensaron que invertir tiempo en hacer un plan detallado para un proyecto era aburrido, tomaba mucho esfuerzo o resultaba una tarea muy dura.

Muchos de los gerentes que deciden formarse en este campo llegan después de reconocer que la falta de planeación de un proyecto fue parte crucial de algunos de sus fracasos. Mientras que otros comienzan a buscar una Maestría en Project Management como una vía para no cometer esos errores y llevar a su empresa a un nuevo nivel de eficiencia.

Formarse en las metodologías de gestión de proyectos debería ser mandatorio, para todos aquellos que aspiran a convertirse en verdaderos líderes dentro de sus organizaciones. Por eso, los invitamos a repasar los 3 elementos que deben considerarse en cualquier metodología para completar un proyecto de forma exitosa.

1) Regístralo todo 

A la hora de comenzar un proyecto, el primer paso es tener muy claro cuáles son los objetivos y cuál es la importancia de cada una de las tareas intermedias para alcanzar los resultados propuestos para el proyecto.

Para la metodología de Projects In Controlled Environments o Proyectos en Ambientes Controlados, como se le conoce en español, este principio de búsqueda del para qué y la planificación esquemática de las tareas es lo que permitirá mantener el foco en la medida que se avanza en las distintas etapas de un proyecto.

Una buena recomendación para cumplir con este principio, es que el gerente de proyectos pueda adelantar algunas consultas previas entre los integrantes claves del equipo, para entender la dimensión e importancia del resultado que se espera obtener con el proyecto.

Además, debe registrar por escrito todas las justificaciones del proyecto. Esto permite llevar un registro para volver a la base del proyecto de forma continua, bien sea porque se presentó un obstáculo o porque se necesita reevaluar el valor de cada una de las actividades realizadas a lo largo de la ejecución.

2) Esquema básico de roles y responsabilidades

Todo proyecto necesita de un equipo de personas para su ejecución. Para que todos trabajen de forma ordenada y coordinada, se necesita fijarles roles y responsabilidades de una forma muy específica. Esto les permitirá saber qué se espera de cada integrante del grupo de trabajo.

Si el proyecto, por ejemplo, se trata del desarrollo de una nueva página web, habrá un miembro del equipo responsable por ejecutar las tareas de programación, otro responsable de la imagen gráfica y uno más de los textos a publicar.

El gerente de proyectos, sin embargo, debe estar consciente de cuáles son las tareas que requerirán la conjunción de los tres integrantes del equipo y tener muy presente cuál es el norte y la misión de esa nueva plataforma que se desarrolla.

Mantener al equipo alineado es parte de las tareas del líder del proyecto. Mientras que cada uno de los integrantes será responsable por culminar una microtarea o una fase en particular, el líder de proyecto o Project Manager es el encargado de ver la foto completa.

Estos límites permitirán diagnosticar, de forma inmediata, en donde pudieran presentarse retrasos u obstáculos y quién es el integrante del equipo que quizás necesite más ayuda en un momento.

3) Gestión por fases

Si la mirada está puesta en los resultados, entonces la planificación del proyecto no puede darse sin establecer cuáles son las fases esenciales y los indicadores de avance que permitirán pasar a una nueva etapa.

Al desarrollar una nueva página web para una compañía, siguiendo el ejemplo, se diferencia una primera fase inicial de definición de estilos, colores y tipografía, aparte del hosting y el dominio. Luego comenzará el desarrollo de los contenidos y su posterior carga. Seguido de una fase de prueba y de consultas, para descubrir errores.

Esta segmentación de las tareas según las distintas etapas, asegura que el avance pueda darse de forma progresiva y que puedan evaluarse continuamente los resultados del proyecto.

Queda en evidencia la importancia de formarse debidamente en Project Managment para gestionar proyectos de gran escala que pongan a prueba las capacidades de los profesionales.

El compromiso de la Escuela de Postgrado de la Universidad Tecnológica del Perú (UTP) es formar profesionales en la Maestría en Dirección de Proyectos, para que sean capaces de liderar proyectos en cualquier área y de cualquier dimensión hasta lograr un resultado exitoso.

¿Estás listo para sumar nuevas habilidades laborales y vivir esta nueva experiencia de formación profesional? Escríbenos para conocer más detalles.