Las organizaciones más exitosas del mundo, entre ellas Apple, Microsoft y Amazon se enfocan en entregar valor a sus consumidores; su funcionamiento no se basa en proyectos extensos, sino en entregas periódicas y las tareas son ejecutadas por equipos de trabajo pequeños. En otras palabras, estas compañías trabajan con un sistema de organización ágil.
Sobre este tipo de estructura gerencial, conversaron Alexandres Hoyos, Presidente del Project Management Institute (PMI) Capítulo Lima Perú; Rocío De La Cuadra, Presidenta electa en el PMI Lima Perú Chapter y Ricardo Rodríguez, Director de la Maestría en Project Management de la Universidad Tecnológica del Perú en el webinar “Creando valor en las organizaciones a través de los proyectos” organizado por la Escuela de Postgrado UTP.
A continuación, resumimos algunos de los puntos más importantes de sus ponencias.
Por qué la agilidad ayuda a crear valor
La agilidad es la capacidad de responder de manera rápida a los cambios que se dan en el entorno. En la actualidad, si las organizaciones desean adaptarse deben responder a los cambios y flexibilizar sus operaciones.
Por ejemplo, en el contexto de pandemia global por el COVID-19, muchas marcas que no vendían por internet, tuvieron que finalmente crear sus páginas web o afiliarse a tiendas electrónicas y sistemas de e-commerce para comercializar sus productos.
Es decir, estas marcas sufrieron una transformación ágil, brindando una respuesta ante la crisis, frente a la nueva realidad.
Prácticas empresariales: Estabilidad vs. dinamismo
El cambio es dinámico e implica progresión, mientras que la estabilidad podría fijar las bases para el estancamiento y la regresión. En términos económicos, esto significa que solo las empresas que continúan desarrollándose pueden sobrevivir.
Las prácticas estables promueven eficiencia, seguridad y escalabilidad, mientras que las prácticas dinámicas promueven velocidad, adaptación y respuesta. ¿Cuáles son este tipo de prácticas?
Cuando en una organización se habla de implementar prácticas dinámicas o agiles se promueven estructuras vinculadas a The Project Economy o Economía de Proyecto, un concepto que hace referencia a cómo las personas desarrollan las capacidades y las habilidades blandas para asumir los proyectos, los planes estratégicos o los planes de acción para ejecutarlos de manera exitosa.
La mentalidad o mindset ágil
Estas habilidades están contenidas en un sistema de creencias o “mindset” ágil, que los profesionales adquieren en entornos que privilegian la agilidad y está basada en:
- Individuos e interacciones, que fomentan buenas relaciones interpersonales y un clima de trabajo agradable.
- Softwares funcionando para obtener resultados tangibles.
- Respuestas al cambio con la finalidad de manejar la incertidumbre.
- Trabajos con el cliente, de manera que se promueva la colaboración contractual o interdepartamental.
¿Cómo realizar la transformación ágil?
Una organización ágil funciona como un organismo vivo porque todo está interconectado. Su estructura se basa en un ente encargado de mostrar la dirección y habilitar la acción; una serie de equipos multifuncionales, que trabajan con responsabilidad de principio a fin, en un ambiente de cambios rápidos y con recursos flexibles.
Al trabajar con la gestión del cambio para crear la transformación ágil, se debe ejecutar el modelo ADKAR, cuyas siglas en inglés significan: Conciencia (Awareness), Deseo (Desire), Conocimiento (Knowledge), Competencia (Ability) y Refuerzo (Reinforcement) y realizar una clasificación de los grupos de trabajo en cuatro tipos:
- Equipos de entrega, encargados de planificar sus actividades; desarrollar productos o servicios de forma constante; generar valor y medir su avance; aplicar marcos ágiles (Scrum; XP; Kanban)
- Flujo de trabajo, sus actividades son emergentes o temporales; son especialistas con conocimiento particular y valioso que ayudan a mejorar el desempeño organizacional.
- Operativo, son el soporte de la organización y realizan tareas repetitivas; mejoran el desempeño empleando técnicas de optimización (Sig Sixma, Lean).
- Negocio, tienen cercanía con el cliente; definen las acciones comerciales; mejoran e innovan los productos o servicios; plantean soluciones como Design Thinking, hacen co-creación.
El rol de la PMO en la transformación ágil
La oficina de gestión de proyectos (PMO) se encuentra en el grupo de Flujo de Trabajo mencionado arriba y está conformada por un equipo de especialistas en dirección de proyectos, quienes deben desarrollar enfoques y prácticas ágiles-predictivas, además de brindar consultoría.
Con la idea de crear valor en las organizaciones a través de los proyectos, la PMO debe transformarse en un COE o Centro de Excelencias en prácticas de gestión ágiles y de optimización para analizar el entorno, identificar las expectativas, definir las funciones de valor conectadas, así como monitorear el desempeño y la función del valor
En este sentido, queda claro que la gestión de proyectos y la transformación ágil son claves para crear valor. Porque en la actualidad ese debe ser el objetivo principal de cualquier empresa. Consulta cómo la Maestría en Project Management de la Escuela de Postgrado de la UTP puede ayudarte a lograrlo en tu organización.
