Convertir a una empresa en líder de su industria no es sencillo. Se cree que solo basta con tener a una gran figura de dirección y un buen equipo de trabajo, pero también se necesita pulir otros factores menos conocidos como los procesos administrativos.
¿Qué es un proceso administrativo? Y ¿para qué sirve un proceso administrativo? Son nociones básicas que debe conocer a la perfección cualquier profesional que quiera ascender en su carrera profesional hasta un puesto de gerencia o dirección general.
Por eso, en la Escuela de Postgrado UTP (EGPUTP) hemos preparado esta mini guía para entender qué es un proceso administrativo y sus etapas.
¿Qué es un proceso administrativo?
Es una herramienta que permite a las empresas de cualquier industria alcanzar sus objetivos. Se trata de un conjunto de etapas diseñadas para gestionar de la mejor manera todos los recursos internos que posee una compañía o una organización social y que incluyen desde el aspecto financiero y tecnológico, hasta el capital humano.
El origen de los procesos administrativos se estableció en el libro “Administración industrial y gerencial” que escribió el ingeniero francés Henry Fayol en el año 1916, tras desempeñarse como gerente en una corporación minera. Los principios descritos por Fayol se consideran, de hecho, la base de la administración moderna de las empresas, aunque esta disciplina se ha perfeccionado mucho desde entonces.
¿Para qué sirve un proceso administrativo? El objetivo final de todo procedimiento administrativo es que una tarea dentro de una empresa pueda completarse con la mejor calidad, eficacia y en el menor tiempo posible.
¿Cuáles son las etapas de un proceso administrativo?
Todo proceso administrativo tiene cinco etapas básicas que deben cumplirse:
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Planificación
Durante esta etapa lo clave es definir qué se va a hacer y cómo se hará. Es importante definir, por ejemplo, el plan a seguir, el presupuesto y los plazos y los tiempos estimados para cada una de las actividades que hacen falta para cumplir con el objetivo.
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Organización
En este punto, se necesita designar las actividades por equipos de trabajo, de acuerdo con su experticia, habilidades y capacidades. Lo central en esta etapa es que se fijen las responsabilidades individuales, el flujo de trabajo y los formatos para las entregas.
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Dirección
Esta tercera etapa de un proceso administrativo es para que el liderazgo pueda desarrollar el acompañamiento a las distintas tareas. La meta es que se establezca un protocolo sobre cómo se realizará el seguimiento de las actividades y cómo mantener a los equipos motivados.
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Integración
Quienes ejerzan el liderazgo en la empresa deben tener en cuenta que siempre será necesario incluir una etapa de integración, en donde los distintos equipos puedan encontrarse y retroalimentarse de las opiniones de sus compañeros.
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Control
En la quinta etapa de un proceso administrativo es cuando se establecen los mecanismos de supervisión y cuáles serán los indicadores de medición y análisis que se usarán para evaluar el cumplimiento del plan original.
Si deseas aprender cómo diseñar buenos procesos administrativos o quieres perfeccionar tus técnicas, es buen momento de aplicar a nuestra Maestría en Administración de Empresas.
En la Escuela de Postgrado de la UTP (EPGUTP) te ofrecemos una educación de calidad para que mejores los procesos en cualquier clase de empresas y también te brindamos una doble titulación de la mano de la Universidad Europea Miguel de Cervantes en España.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué es un proceso administrativo?
Un proceso administrativo es una herramienta esencial para alcanzar los objetivos de una empresa mediante la gestión eficiente de sus recursos. Comprender su funcionamiento y aplicación es crucial para cualquier profesional que aspire a roles de liderazgo o dirección general, ya que implica la capacidad de organizar, dirigir y controlar eficazmente los recursos de una organización para lograr resultados óptimos.
2. ¿Cuál es la importancia de los procesos administrativos en una empresa?
Los procesos administrativos permiten que una tarea se complete con la mejor calidad, eficacia y en el menor tiempo posible. Actúan como la columna vertebral de la gestión empresarial, proporcionando un marco estructurado para la planificación, organización, dirección, integración y control de todas las actividades dentro de una organización. Su correcta implementación garantiza una operación eficiente y una toma de decisiones informada.
3. ¿Cuáles son las etapas fundamentales de un proceso administrativo?
Las etapas básicas de un proceso administrativo son: Planificación, Organización, Dirección, Integración y Control. La planificación implica definir qué se va a hacer y cómo, estableciendo objetivos, presupuestos y plazos. La organización asigna actividades a equipos de trabajo y define responsabilidades. La dirección implica liderar y motivar equipos, mientras que la integración promueve la colaboración entre ellos. Finalmente, el control establece mecanismos de supervisión y evaluación del cumplimiento de los objetivos establecidos.
